Instituto e Memória Wilson Marino Junior
Terça-feira, 7 de abril de 2020 10h24
Conjunto de documentos sob custódia de um arquivo sobre planejamento e controle das atividades técnicas referentes à produção, classificação, tramitação de arquivamento, avaliação e seleção dos documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente no Instituto Memória do Poder Legislativo.
Objetivos:
- Arquivamento: Sequência de operações que visa à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação. No âmbito legislativo é ainda, a fase final do processo legislativo.
- Arquivo Corrente: Compreende os documentos com valor fiscal, administrativo e legal e que foram criados com o intuito de atender as demandas diárias dos setores que os geraram. São frequentemente consultados e, por isso, são localizados próximo do seu produtor, ou seja, nos setores de trabalho.
- Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação final, para eliminação ou guarda permanente.
- Arquivo Permanente: Conjunto de documentos preservados que não podem ser eliminados ou descartados, em função de seu valor histórico, fiscal, probatório e informativo. Na Câmara Municipal de Rondonópolis, constitui o fundo documental do Instituto Memória do Poder Legislativo, criado pelo Decreto legislativo nº 1354, de 14 de julho de 2011.
- Atividade-Fim: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.
- Atividade-Meio: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
- Avaliação: Processo de análise que visa a determinação de prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos, tendo em conta os prazos estabelecidos na tabela de "Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativo às atividade-meio e fim da Câmara Municipal de Rondonópolis.
- Classificação: Procedimento utilizado para organizar e recuperar o contexto original da produção documental, dividindo-os intelectualmente de acordo com as funções e atividades que os geraram. O código “Classificação de documentos de arquivo relativo às atividade-meio e fim da Câmara Municipal de Rondonópolis”, deve ser utilizado para classificar todos os documentos arquivísticos, independente do suporte.
- Comissão de Avaliação: Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação dos documentos de um arquivo visando sua transferência ou eliminação. Deve ser nomeada por portaria específica, composto por servidores do setor de origem de onde o documento foi produzido, do setor de arquivo e de um consultor jurídico, onde emitirão parecer sobre o processo de avaliação, favorável ou não à eliminação do conjunto de documentos passiveis de eliminação, de acordo com a tabela de “Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativo o atividade-meio e fim da Câmara Municipal de Rondonópolis”.
- Datas-Limite: Elemento de identificação cronológica em que são mencionados o início e término do período abrangido por um conjunto de documentos.
- Documento: Toda informação registrada em um suporte material utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa.
- Eliminação: Destruição de documentos que na avaliação foram considerados sem valor para a guarda permanente no Instituto Memória do Poder Legislativo, atingida a data limite prevista na tabela de “Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativo as atividade-meio e fim da Câmara Municipal de Rondonópolis”.
- Gestão de Documentos: Conjunto de procedimentos relacionados ao planejamento e ao controle das atividades técnicas referentes à produção, classificação, tramitação, uso, arquivamento, avaliação e seleção dos documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente no Instituto Memória do Poder Legislativo.
- Método de Arquivamento: Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Deve seguir a tabela de “Classificação de documentos de arquivo relativo a atividade-meio e fim da Câmara Municipal de Rondonópolis”.
- Prazo de Eliminação: Prazo fixado na tabela de “Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativo as atividade-meio e fim da Câmara Municipal de Rondonópolis”. Para eliminação de documentos não considerados de valor permanente.
- Seleção: Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.
- Tabela de Temporalidade: Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos pela Câmara Municipal de Rondonópolis, determinando os prazos de guarda desses no arquivo corrente, transferência para o Arquivo Intermediário, e eliminação ou recolhimento para o Instituto memória do Poder Legislativo..
- Termo de Eliminação: Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de “Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativo às atividade-meio e fim da Câmara Municipal de Rondonópolis”.
- Tipologia: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: Ata de Reunião, Ata de Sessões.
- Transferência: Passagem de documentos de arquivo corrente para Arquivo Intermediário, onde deverão aguardar sua destinação final, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Estado de Mato Grosso Município de Rondonópolis
Câmara Municipal de Rondonópolis
ESCOLA DO LEGISLATIVO-EL/CMR Núcleo de Arquivo Geral